Disponer de un sistema informático adecuado que ayude a gestionar el negocio es una prioridad para cualquier empresa hoy en día.
Los distintos procesos que se llevan a cabo dentro de una empresa, como la facturación, procesos de producción, transporte, inventario, etc. necesitan ser realizados de forma ágil y fehaciente, siendo aquí donde la elección de un software de gestión adecuado puede marcar la diferencia.
Estos sistemas de información y gestión que utilizan las empresas pueden ser ERP o CRM, dos conceptos que no suelen diferenciarse bien, sobre todo cuando hablamos de pequeñas y medianas empresas. Por eso, en este artículo vamos a abordar cada uno de estos sistemas con el fin de definirlos y ver la diferencia existente entre ambos, proporcionando ejemplos prácticos de cada uno de ellos.
Qué es ERP
ERP es el acrónimo de Enterprise Resource Planning, y se trata de un sistema de planificación de los recursos de la empresa. Este sistema de gestión ayuda a la empresa principalmente en los procesos de logística, inventario, distribución, producción, facturación y contabilidad, facilitando su control y ejecución. Los sistemas ERP realizan funciones de control y gestión que permiten principalmente controlar los costes en los distintos procesos de la empresa.
Los ERP se diferencian de otro tipo de software de gestión porque son modulares, es decir, se componen de distintos módulos o programas que se encargan de la gestión de cada departamento. Además, son altamente personalizables, es decir, pueden configurarse y adaptarse a las necesidades específicas de cada empresa.
Ejemplos de programas ERP
El programa ERP más utilizados hoy en día, y que a su vez más demanda de personal cualificado tiene, es el SAP. Además, hablaremos de Odoo, un ERP que se adapta muy bien a pequeñas y medianas empresas.
SAP
Estamos ante uno de los softwares de gestión ERP más populares, está siendo utilizado por más de 50.000 empresas de todo el mundo. Se trata de una solución de gestión integral que permite gestionar de forma conjunta las distintas áreas que conforman la empresa.
SAP se divide en una serie de módulos intercomunicados entre sí, a través de una capa llamada Netweaver. Estos módulos coinciden con las distintas áreas de la empresa como finanzas, contabilidad, recursos humanos, etc.
Odoo
Se trata de un sistema ERP de gestión empresarial integrado que se desarrolla bajo licencia LGLPLv3 (sistema de licencia de software libre con derechos de autor). Odoo está basado en la nube y permite a las pymes acceder a un sistema ERP de forma sencilla y con un bajo coste.
Qué es CRM
CRM es el acrónimo de Customer Relationship Management y consiste en un sistema de gestión de las relaciones entre la empresa con sus clientes. Utilizando un software CRM se tiene en todo momento información sobre los clientes, lo que permite realizar estudios comerciales y atender las necesidades de los consumidores, entre otras cosas.
Los sistemas CRM de gestión son herramientas para la venta, la atención al cliente y las campañas de marketing, y se centran en aumentar los ingresos que las empresas obtienen gestionando las oportunidades comerciales.
Algunas de las funciones que gestiona el CRM son el rastreo y gestión de la información de clientes, la gestión de los correos electrónicos de clientes, simplificar las tareas repetitivas en la gestión con clientes o proporcionar recomendaciones y sugerencias según los datos analizados.
Con una gestión CRM, la empresa siempre tiene organizada las cuentas y contactos de sus clientes, teniendo acceso a las mismas en cualquier momento y desde cualquier lugar. Esta organización le permite acceder a un mayor número de clientes, cerrar tratos con mayor rapidez y, en general, aumentar la actividad en su relación con los clientes.
Ejemplos de programas CRM
Dentro de la variedad de software de gestión de clientes podemos destacar Salesforce y Base.
Salesforce
Salesforce es un CRM que puede contratarse como software como servicio (SaaS) y que permite gestionar las relaciones que se producen entre cliente y empresa. Se trata del software líder en el mundo en sistemas CRM.
El CRM Salesforce está constituido por una serie de aplicaciones, donde las más destacadas son, Sales Cloud, Service Cloud, Commerce Cloud, Marketing Cloud, Analytics Cloud, Health Cloud, IoT Cloud, App Cloud, y Financial Services Cloud.
Base
Se trata de un software altamente configurable y que se actualiza constantemente; realiza un seguimiento de las ventas y simplifica el contacto con los clientes. Base dispone de un app para gestión de CRM, siendo la primera en lanzar al mercado este tipo de aplicación.
Combinar ERP y CRM
Cómo hemos visto, ambos sistemas de gestión pueden ser compatibles dentro de una empresa, por lo que pueden ser implementados e integrados para obtener la ventaja de una gestión empresarial completa.
Ejemplo de ERP y CRM
Un claro ejemplo de combinación de ambos sistemas de gestión es Microsoft Dynamics.
Microsoft Dynamics 365
Microsoft Dynamics es, en esencia, un sistema de gestión ERP que integra gestión CRM en la nube. Incluye una serie de herramientas para realizar la gestión integrada de todos los procesos de la empresa, junto con la relación de los clientes con la misma. Podemos encontrar entre sus herramientas
- ERP: Dynamics 365 Business Central o D365 for Finance and Operations
- Microsoft Dynamics 365 for Sales (gestión de procesos de ventas marketing)
- Office 365
- Power BI (herramienta de Business Intelligence)
- Cortana Intelligence (inteligencia predictiva y análisis)
- Azure (con datos del Internet de las cosas)
- Conectores con aplicaciones y servicios de terceros
Como hemos podido comprobar, los sistemas CRM y ERP se ocupan de distintas funciones dentro de la gestión de un negocio, por lo que son perfectamente compatibles a la hora de implementar ambos dentro del funcionamiento de una empresa.
Mientras los sistemas ERP se encargan de los procesos que se realizan en las distintas áreas de la compañía y tienen como objetivo la reducción de los costes, los sistemas CRM se encargan de gestionar las relaciones con los clientes y las ventas, proporcionando datos y herramientas cuyo objetivo es el aumento de las transacciones y conseguir la satisfacción del cliente.
Tanto los sistemas CRM como ERP no son exclusivos de grandes compañías, las pymes pueden acceder a soluciones integrales para aplicar ambos sistemas dentro de su modelo de negocio y conseguir los beneficios de control, reducción de costes y aumento de las ventas que proporcionan.
Una empresa que tenga integrado un sistema de gestión de procesos ERP y de relación con clientes CRM en un entorno cloud será mucho más competitiva y podrá aprovechar mejor las oportunidades de negocio en el mercado global actual.
